外贸样品常见问题全解：开启高效外贸之旅

根据商业惯例，一个订单的落实通常需要供应商准备多次样品，主要包括产前样品、确认样品和大货样。有时在订单生产完成或生产中期，还需要准备额外的样品。这些样品都有自己独特的作用，一起帮着把订单顺利搞定。下面分别对这些样品进行详细说明：

1.产前样：这是在生产前提供给客户的样品，用于确认产品的设计、材质和工艺等细节。产前样可以帮助客户在生产开始前对产品有一个全面的了解。

2.确认样：这是经过客户确认后的样品，大货生产必须严格按照确认样进行。通常情况下，至少需要制作两个确认样，一个寄给客户确认，另一个留在公司存档。

3.大货样：这是在客户返单时提供的样品，用于对照生产。大货样可以确保后续订单的一致性和质量稳定性。

4.手板样：这是在没有模具的情况下，根据客户要求手工制作的样品。手板样主要用于确认产品的可行性，一旦确认后，将用于制作正式模具并进行大规模生产。

关于样品费和快递费用，这是外贸业务员在日常业务往来中经常面临的一道难题。处理得不好，可能就把潜在客户给弄丢了；但要是处置得当，则能够有效增进双方之间的信任，为合作的顺利推进奠定良好基础。以下是一些常见的应对方案：

1.卖方承担样品费和快递费用

适用情况：样品价值不高，且客户通过多次电话询问产品信息、报价等方式表现出较高诚意。

举例：若某小型家居饰品样品成本较低，客户多次主动联系了解产品细节，此时卖方可以考虑免费寄样。但如果只是简单的邮件沟通，且跟进时间不长，免费寄样可能效果不佳。

2.卖方承担样品费，客户承担快递费

适用情况：货值不高，样品价值小于运费。

举例：如一些纸质文具样品，价值较低但体积较大导致运费较高。此时卖方可以免样品费，但要求客户支付运费，这符合合作双赢原则，若客户连运费都不愿承担，其合作诚意值得怀疑。

3.客户承担样品费和快递费用

适用情况：样品货值高，运费也较贵。

举例：对于高端电子产品样品，其研发和生产成本高，快递运输也需特殊处理。卖方应向客户说明情况，请求客户承担费用，这并非盈利行为，而是公司政策体现合作诚意的方式。

4.客户承担样品费，卖方承担快递费用

适用情况：样品价值较高，大于运费。

举例：像定制的高级珠宝样品，其价值主要在设计和材料上，运费相对较低。卖方要求客户承担样品费，同时承担运费，既能保障公司利益，又体现服务态度。

1.针对新客户

评估客户情况：先评估客户背景、市场潜力和预期订单量。若费用可承受，可考虑己方消化；若无法负担，与客户商量承担全部或部分费用。

制定样品政策：可以制定硬性政策，收取快递或样品费用，承诺下单时从货款扣除。例如，新客户询问某新推出的运动器材样品，若费用不高，公司可自行承担；若较高，可与客户协商分担。

2.针对老客户、重要客户

样品费承担：只要金额不大，供应商应承担。若费用高，与客户商量分担，注明下单后的退还政策。如长期合作的大型服装零售商客户索要新一季服装样品，若样品费较高，可协商分担，下单达到一定数量后退还。

3.针对特殊要求定做样品

费用承担：客户承担样品费、快递费及相关杂费（制版费、操作费、包装费等）。比如客户要求定制带有特殊标志的企业礼品样品，所有相关费用应由客户承担。

寄送样品时，每一步动作都可能成为影响客户满意度和合作机会的关键因素。下面这些注意事项能让你在寄样品的时候更得客户的心：

1.加强沟通

多方式联系：通过电话、邮件等方式与客户确认地址，确保准确无误。同时，利用传真邮递底单、跟踪反馈 E-mail 等加深客户印象。例如，在寄出样品前，给客户发邮件确认地址，并告知样品即将寄出，附上预计到达时间等信息。

2.了解客户

深入调研：通过其他客户、行业渠道等了解客户公司实力和业务范围，让客户知道你在其领域有一定人脉，加强感情联系。比如，向客户提及认识其同行业的某知名企业，增加客户对你的信任。

提供完整标签：

信息涵盖：标签应包括供应商名称、联系人、电话、邮箱、样品 description、外箱资料、hs 编码、fob 价格等。例如，对于出口的食品样品，标签上详细的产品成分、保质期等 description 信息，以及准确的 hs 编码，有助于客户顺利接收和处理样品。

1.及时告知

寄件信息传达：样品寄走后，立即告知客户寄走时间和快递单号，方便查询。

2.跟踪反馈

持续跟进：询问客户签收情况、满意度、改进意见，可附样品评估单。比如，在客户签收一周后，发邮件询问对样品的看法，是否符合预期，是否需要调整等，根据反馈改进产品。

如果客户在收取样品费后便没了下文，千万不要坐以待毙。此时，通过巧妙的跟进策略，有可能重新激发客户的合作兴趣，为合作带来新的转机：

邮件示例：

“Dear Sir，I learned from shipping department that DHL would give us a favorable discount, only USD30 for the sample delivery to your place. You may choose to transfer the freight in advance to save your cost. What do you think? Look forward to your advice. Regards, Mighty”

通过告知优惠的快递费用，吸引客户关注，促使其回复并可能推动合作进展。

邮件示例：

“Dear Sir，I hope you have received my previous mail below. Is there any question I haven’t figured out? Poland is a good potential market and we really wish to explore it with your joint effort. Today I talked with my boss and got his approval to refund the sample cost in the first order. This is our special service only for you. Look forward to your comment. Regards, Mighty”

强调合作潜力，以退还样品费为条件，重新引起客户兴趣。

邮件示例：

“Dear Sir，Haven’t got your comment by far. Hope everything is going well. Christmas promotion is around the corner. It usually takes 3 - 4 days from sample approval till mass production delivered. To launch the product in time before this big season, it’s better to get everything ready by XXXX. Pls advise what we should do with the sample. We are still waiting for your confirmation on the PI and your courier account. Regards, Mighty”

结合市场时机，制造紧迫感，促使客户尽快决策。

邮件示例：

“Dear Sir，Sample is ready now. Pls advise your courier account and we will send it out immediately. Regards, Mighty”

若样品制作时间不长，即使未完全就绪，也可告知客户已完成，吸引客户关注，可能促使其重新考虑合作。

不限于邮件：必要时进行电话沟通，更直接了解客户想法，解决疑虑，提高跟进效果

客户收到样品后不回复可能有以下几种原因：

1.中间商等待反馈

情况说明：贸易商需将样品提供给最终用户，在未得到最终客户消息或订单前无法回复。例如，某贸易商索要电子产品样品，要等其下游零售商测试市场反应后才能决定是否下单，此时供应商需定期跟催。

2.商店展示用途

情况说明：商店客户索要样品用于店面展示，有订单才会联系。如家居用品供应商给商店寄样后，商店会根据顾客反馈决定是否采购，供应商应保持联系并推荐新产品。

3.对样品不满意

情况说明：客户可能对样品质量、款式等不满意而不再联系。比如服装样品颜色与客户预期不符，供应商应主动询问并寻求改进。

4.测试周期较长

情况说明：如纺织品测试成分、电器认证等耗时久。化工产品测试可能长达数年，供应商需理解并适时询问进展。

5.收集样品或已有替代

情况说明：客户可能收集样品或已找到替代品。但供应商保持联系，未来仍有合作机会，可定期介绍新产品优势。

6.其他条件不满

情况说明：客户可能对价格、交货期等条件不满。供应商应与客户坦诚沟通，寻求解决方案以满足需求。